“Wider besseren Wissens” zu handeln gilt gemeinhin nicht unbedingt als eine Tugend. Doch im Projektmanagement scheint es an der Tagesordnung zu sein. Und nicht nur dort.
Es ist doch so: Wenn jemand ein Projekt plant, dann weiß er oder sie zu Beginn in der Regel sofort, wann es fertig ist. Der Termin steht als erstes fest, dann kommt ein ausführlicher Projektplan, danach werden die Leute bestimmt und dann der Weg skizziert, den man gehen will. Und erst ganz am Schluss unterhält man sich darüber, was eigentlich geschehen soll und warum. Und das funktioniert ja auch alles, da muss man sich keine Sorgen machen. Klar soweit?
Der Spruch “Vater, vergib ihnen, denn sie wissen nicht, was sie tun” wird Jesus als eine Art “famous last words” zugeschrieben (auch wenn es dazu kontroverse Ansichten gibt, siehe Wikipedia). Dieser Spruch wird oft verwendet, um das seltsame Verhalten einer Gruppe zu erklären oder zu entschuldigen. Ich möchte diesen Spruch hiermit umdrehen und es so formulieren: “Denn sie tun nicht, was sie wissen!” Denn im Grunde scheint doch jeder Projektmanager zu wissen, dass Zeitabschätzungen im Vorhinein nicht funktionieren, dass der festgelegte Zeitpunkt nur selten wirklich eingehalten wird.
Gut, man mag erwidern, “aber eine Urlaubsplanung wird ja auch vorher gemacht, und dann kommt es genau so wie es geplant ist”. Das stimmt in gewisser Weise. Doch betrachten wir mal die Details: Welchen Teil des Urlaubs plant man vorher, und was genau ist das, was “genau so gekommen ist”? Aha, wir verstehen! Es ist ausschließlich der zeitliche Rahmen, der bei einer Urlaubsplanung vorab geplant ist. Die Planung lautet gewissermaßen “der Mitarbeiter wird vom Tag X bis zum Tag Y nicht im Büro sein”. Das ist einfach, das kann man weitgehend sicherstellen. Zumindest wird der Mitarbeiter nicht freiwillig vor Ablauf der geplanten Zeit zurückkommen. Aber wie steht es mit Krankheiten? Das könnte den geplanten Zeitrahmen ungeplant erweitern. Na, das nimmt man dann einfach hin, “da kann man halt nix machen”.
Wenn ich also in meinen Projektplan schreibe, “der Mitarbeiter wird von Tag X bis Tag Y an diesem Projekt arbeiten”, dann wäre das sicher ein Plan, der recht einfach einzuhalten wäre. Aber da steht ja meistens noch mehr drin.
Begriffsklärung: Plan vs. Plan
Der Begriff “Plan” ist im Deutschen leider in verschiedenen Kontexten mit unterschiedlichen Bedeutungen belegt. Ein Fahrplan zum Beispiel ist der Plan, wie gefahren werden soll. Ein Stadtplan hingegen ist eine Zeichnung, die zeigt, wie die Stadt aufgebaut ist.
Planbar vs. unplanbar
Auch die, die das Projekt durchführen sollen, wissen es. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter bewusst zu viel schätzen, was die Manager wiederum wissen und diese dazu bringt, die abgegebenen Schätzungen nach unten zu korrigieren. Das wissen selbstverständlich auch die Mitarbeiter, so dass ihre Schätzungen noch großzügiger ausfallen, woraufhin die Manager dann noch stärker kürzen. Eine Eskalation der anderen Art, wo sich beide Positionen immer weiter auseinander bewegen, was den Mittelwert leider auch nicht verlässlicher macht.
Was also tun? Habt ihr eine Idee?
Beitragsbild: Symbolfoto (Veranstaltungsplan der AEK19)
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