Outlook im Faschingskostüm

Lustig geht’s hier zu, ist ja auch Karneval. Eigentlich sollte eine Software uns das Leben erleichtern. Das Prinzip hat Outlook auch in Version 2013 noch nicht so ganz verstanden.

Überaus wichtig ist es ja nicht (deshalb mal wieder die Kategorie „Nebensachen“), aber hilfreich wäre es schon. In Outlook gibt es schon sehr lange die Option, eine Terminanfrage automatisch anzunehmen oder abzulehnen (in v2013: DATEI/Optionen/Kalender/Automatische Annahme/Ablehnung). In diesem Einstellungsdialog kann ich entscheiden, was genau Outlook automatisch machen soll:

  • Besprechungsanfragen annehmen und abgesagte entfernen
  • bei Überschneidungen mit bestehenden Terminen automatisch ablehnen
  • Besprechungsserien automatisch ablehnen
Automatisches Annehmen von Besprechungsanfragen

Was auf den ersten Blick sehr hilfreich erscheint, ist bei näherer Betrachtung leider nicht ganz vollständig. Denn ich erfahre nichts davon, dass Outlook eine Besprechung angenommen hat, außer ich schaue in den Kalender. Freundlicherweise wird zwar meine Standardeinstellung für die Erinnerung auf den eingegangenen Termin angewendet, so dass ich wenigstens noch zeitig auf den Überraschungstermin hingewiesen werde. Aber was, wenn ich zu diesem Zeitpunkt im Gespräch mit einem Kollegen bin und gerade nicht am Platz? Die Viertelstunde an Vorwarnzeit ist dann schnell verstrichen, und weil ich nicht mit einem Meeting rechne, sorge ich auch nicht für eine rechtzeitige Rückkehr. Und mehr ist wenig sinnvoll, da ich bei einer Stunde Vorwarnzeit die Vorwarnung längst vergessen habe. Zwei oder mehrere Warnungen kennt Outlook leider auch nicht.

Für einen Raum (Neudeutsch: Ressource) würde so eine Einstellung absolut sinnvoll sein. Der Raum würde dann seelenlos Besprechungen annehmen und absagen, wie es ihm gerade passt. Naheliegenderweise können keine zwei Besprechungen gleichzeitig in dem selben Raum statt finden, so dass die ersten beiden Optionen hier sehr praktisch sind. Auch die dritte kann — je nach Organisation — nützlich sein. Serien darf dann eben nur der Chef eintragen.

Wie gesagt, für Räume wäre das toll, der Nutzwert für einen normalen Benutzer ist aus meiner Sicht eher gering. Da allerdings in letzter Zeit Menschen oft ebenfalls als „Ressource“ angesehen werden, ist die Gleichbehandlung aus der Sicht von Microsoft vielleicht sogar verständlich.

Ich würde gern darüber informiert werden, dass Outlook für mich eine Besprechungsanfrage angenommenen hat. Interessanterweise verbleiben abgesagte Anfragen im Posteingang. Die Teilnahme an einem Meeting scheint also weniger wichtig zu sein, Hauptsache man geht nicht überflüssigerweise hin. Das ist lustig.

Beim Stöbern in den recht unübersichtlichen Optionen fand ich dann die folgende (in v2013: DATEI/Optionen/E-Mail/Verlauf), mit der es noch lustiger wird, wenn man sie deaktiviert, da dies dann im Widerspruch zu den obigen Einstellungen steht:

Trotz der oben beschriebenen Einstellung in den Kalender-Optionen führt dies nämlich dazu, dass die Terminanfragen als „vorläufig“ im Kalender erscheinen und im Posteingang verbleiben. Der Absender erhält keine schnelle Antwort, weder wenn es Terminüberschneidungen gibt, noch wenn der Termin frei war. Dafür brauche ich aber die ganzen Häkchen nicht, denn das passiert genau so auch dann, wenn in den Kalenderoptionen keines der Häkchen gesetzt ist.

Wer, bitte schön, hat dieses „Feature“ geplant?

Was ich mir wünschen würde, wäre eine Kombination aus dem obigen:

  • Outlook lehnt Terminanfragen bei Überschneidungen automatisch mit eben dieser Begründung ab
  • Outlook behandelt Terminanfragen, die theoretisch erfüllbar wären, wie bisher (als „vorläufig“ in den Kalender eintragen, meine Antwort abwarten)

Steht das vielleicht schon auf der Agenda 2020? Oder gibt es noch eine Einstellung, die ich bisher nicht gefunden habe? Ich bin für Hinweise dankbar!


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AuthorChristoph Jüngling

Selbständiger Softwareentwickler und Seminarleiter

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